Här finner du vår Integritetspolicy.
Retail Recruitment/Retail Staffing
1. Inledning
Individens personliga integritet och säkerheten för dennes personuppgifter är viktig för Retail Recruitment Sverige AB och Retail Staffing Sverige AB (nedan även kallat ”företagen”). Företagen ansvarar för att personuppgifter hos oss behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Vår integritetspolicy (nedan även kallad ”Integritetspolicyn”) är en samtyckeshandling och beskriver hur företagen behandlar personuppgifter, vi ber dig därför att noggrant läsa igenom vår integritetspolicy innan du delar med dig av personuppgifter till oss.
2. Integritetspolicyns tillämpningsområde
2.1 För vem gäller policyn
Denna Integritetspolicy är tillämplig på individer som är kandidater, anställda, kunder, leverantörer och andra intressenter. Olika kapitel kommer att vara relevanta för dig beroende på din relation till företagen.
2.2 För vad gäller policyn
Denna Integritetspolicy reglerar hur företagen samlar in och behandlar personuppgifter för företagens tjänsteutbud som är uthyrning och rekrytering och annan därmed förenlig verksamhet (nedan även kallat “företagens tjänster”). Policyn reglerar även hanteringen av personuppgifter för individer hos de parter som företagen har en affärsrelation till så som leverantörer och kunder.
2.3 När gäller inte policyn
Ibland annonseras tjänster från företagen på utomstående webbplatser som inte ägs eller administreras av företagen själva. Företagen har inte granskat dessa webbplatser eller övriga webbplatser som innehåller länkar till företagens webbsida. Det förekommer även att företagens kunder annonserar på företagens webbplats men med direktlänk för ansökningar till kundens webbplats (där ansökningsregistreringen görs) eller till kontaktperson hos kunden (dit ansökningshandlingarna mailas). Denna Integritetspolicy är inte tillämplig på behandling av personuppgifter som sker på sådana webbplatser och företagen är inte ansvariga för personuppgiftsbehandling på webbplatser som inte är en del av företagens webbplats.
3. Behandling av personuppgifter
Företagens hantering av personuppgifter beskrivs nedan baserat på din relation till företagen.
3.1 För dig som är kandidat eller anställd
3.1.1 Ändamålen med behandling av personuppgifter
Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka företagens tjänster.
Företagen behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för företagens tjänster eller för sådana andra ändamål som framgår nedan. Det gäller även känsliga personuppgifter.
Företagen behandlar arbetssökandes och anställdas personuppgifter för att kunna:
(a) tillhandahålla företagens tjänster till företagens kunder och erbjuda dig möjlighet att vara en del av dessa;
(b) administrera vår relation till dig;
(c) hantera eventuella ärenden om påstådd diskriminering, hantera tvister och reklamationsärenden mot dig eller företagens kunder och leverantörer; och
(d) företa interna demografiska studier och optimera företagens verksamheter.
3.1.2 Personuppgifter
Genom att godkänna denna Integritetspolicy samtycker du till att företagen behandlar dina personuppgifter i enlighet med denna Integritetspolicy. Om du inte samtycker till sådan behandling ska du inte förse oss med personuppgifter.
Nedan finner du information om vilka slags personuppgifter företagen behandlar och hur företagen kan komma att få/inhämta dessa uppgifter.
3.1.2.1 Kandidat
De personuppgifter företagen behandlar om dig som kandidat utgår från de uppgifter du själv lämnar till företagen via företagens webbplats eller genom kontakt med företagens personal för företagens tillhandahållande av tjänster. Företagen kommer inte att behandla dina personuppgifter utan att du först lämnat ditt godkännande genom att acceptera företagens Integritetspolicy.
De personuppgifter företagen kan komma att behandla om dig utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, personnummer, betyg, intyg, utbildningar och arbetslivserfarenheter, fotografi,resultat från tester, uppgifter från bakgrundskontroll, resultat från drogtester, uppgifter från referensperson (såsom omdömen och hälsa, t.ex. anmärkningar kring sjukfrånvaro) samt uppgifter som är nödvändiga för uppföljning av företagens tjänster m.m.
Vi kan komma att använda den digitala referenstagningstjänsten Refapp i vår rekryteringsprocess. Vi behandlar ditt namn, ditt telefonnummer, din email, din IP-adress och de personuppgifter som berör dig i det omdöme du lämnar såsom referens åt en av våra kandidater med ändamålet att på ett kvalitetssäkert sätt kunna utvärdera och rekrytera nya anställda. Denna personuppgiftsbehandling baserar vi på den rättsliga grunden intresseavvägning och vårt berättigade intresse i att hämta in omdömen från dig för att kunna utvärdera kandidater i en rekryteringsprocess.
För det fall du ställer upp på att bli fotograferad eller att du utan uppmaning från företagen lämnar fotografi på dig själv samtycker du till att företagen behandlar sådant fotografi.
Det kan hända att du i samband med utförande av tester, på begäran av oss, kan komma att behöva godkänna ytterligare villkor för behandling av dina personuppgifter.
Med anledning av att vissa av företagens kunder ställer höga säkerhetskrav på individer kan företagen i vissa fall behöva utföra bakgrundskontroll, kreditkontroll, hälsokontroll och/eller drogtest på dig. Sådana kontroller kan komma att innehålla känsliga personuppgifter om dig och du kommer att lämna ett särskilt samtycke innan en bakgrundskontroll, kreditkontroll, hälsokontroll eller ett drogtest utförs/ska utföras.
Som en del i en bakgrundskontroll kan företagen be dig att inkomma med ett utdrag ur belastningsregistret. Det är du själv som beställer ett sådant utdrag hos relevant myndighet. Det är alltid du själv som avgör om du vill beställa ett belastningsregisterutdrag. Väljer du att avstå kan det påverka dina möjligheter att bli aktuell för företagens tjänster. Utdraget kommer att öppnas av dig tillsammans med representant för företagen och/eller företagens kund. Informationen i ett belastningsregisterutdrag hanteras med yttersta konfidentialitet och kommer aldrig att behandlas av företagen. Företagen kan komma att muntligen stämma av resultatet med företagens kund i syfte att kunna tillhandahålla företagens tjänster.
Det kan även i vissa situationer vara nödvändigt för företagen att inhämta ditt godkännande för att begära in kreditupplysning via externt kreditupplysningsföretag.
Företagen kan även be dig att lämna ytterligare personuppgifter, i sådana fall kommer du att särskilt godkänna detta. Även sådana personuppgifter som lämnas/behandlas genom särskilt godkännande kommer att omfattas av denna Integritetspolicy.
3.1.2.2 Anställda
De personuppgifter företagen kommer att behandla om dig består av, utöver de uppgifter som angivits under punkt 3.1.2.1 Kandidat, bland annat kontaktuppgifter till anhöriga, löne- och kontouppgifter.
Företagen kan även behöva behandla känsliga personuppgifter om dig såsom uppgifter om din hälsa. Hälsouppgifter kan till exempel behöva behandlas för att företagen ska kunna uppfylla sina skyldigheter som arbetsgivare.
3.1.3 Sparande av personuppgifter
Hur länge en personuppgift sparas beror på vilken personuppgift det rör sig om och syftet med dess behandling.
De uppgifter du registrerar i din profil eller som företagen registrerar i företagens verksamhetssystem kommer att sparas så länge som ditt konto är aktivt, under pågående avtalsrelation och därefter, i vissa fall, för en period som följer av lag. Ditt konto räknas som inaktivt om du inte har loggat in på det under en sådan längre period som ger företagen skäl att tro att dina personuppgifter har blivit inaktuella, du inte har ett anställningsförhållande med företagen eller du återkallat ditt samtycke till företagens behandling av dina personuppgifter.
Företagen kommer som huvudregel att spara personuppgifter som rör:
(a) uppgifter kopplade till ansöknings- och rekryteringsprocess, under innevarande år för senaste aktiviteten och därefter för två (2) år;
(b) anställningsavtal, under innevarande år och därefter tio (10) år;
(c) kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter för tio (10) år; och
(d) kontrolluppgifter, tills dess att företagens pensionsåtaganden upphört.
3.2 För dig som är kund eller leverantör
3.2.1 Ändamålen med behandling av personuppgifter
Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka användningen och/eller tillhandahållandet av företagens tjänster.
Företagen behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för företagens tjänster och för tjänster som leverantörer tillhandahåller åt företagen eller för sådana andra ändamål som framgår nedan. Detta gäller även känsliga personuppgifter.
Företagen behandlar personuppgifter om kunders och leverantörers anställda för att:
(a) ni ska kunna ta del av företagens tjänster eller tillhandahålla andra tjänster till företagen;
(b) administrera vår relation till er;
(c) företagen ska kunna hantera sina skyldigheter gentemot er eller berörd individ, hantera ärenden om påstådd diskriminering, hantera tvister och reklamationsärenden; och
(d) möjliggöra framtida affärsrelationer.
3.2.2 Personuppgifter
Genom att godkänna denna Integritetspolicy så lämnar ni ert samtycke till att företagen behandlar, i tillämpliga delar, personuppgifter om era anställda och/eller leverantörer i enlighet med denna Integritetspolicy. Ni bekräftar även att ni innan lämnandet av samtycket har fått godkännande för företagen personuppgiftshantering i enlighet med denna Integritetspolicy från samtliga berörda individer.
Företagen kan även begära att individen lämnar ytterligare personuppgifter än vad som anges nedan. Även sådana personuppgifter som lämnas/behandlas genom särskilt godkännande kommer att omfattas av denna Integritetspolicy.
3.2.2.1 Kunder
Företagen kan komma att behandla kontaktpersoners personuppgifter. Sådana uppgifter utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av företagens tjänster samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.
3.2.2.2 Leverantörer
Företagen kan komma att behandla kontaktpersoners och andra anställdas personuppgifter. Sådana personuppgifter utgörs bland annat av de uppgifter som angivits under punkt 3.2.2.1 Kunder och 3.1.2.1 Kandidat samt andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållandet och uppföljningen av företagens tjänster, för att säkerställa en bra leverans av tjänster till företagen samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.
3.2.2.3 Prenumeranter av nyhetsbrev och annan företagsinformation
Företagen kan komma att behandla kontaktpersoners personuppgifter. Sådana uppgifter utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för att uppfylla kundens eller kandidatens önskan om prenumeration.
3.2.3 Lagring av personuppgifter
Hur länge en personuppgift kommer att sparas beror på vilken personuppgift som det rör sig om och syftet med dess behandling. Företagen sparar inte personuppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de samlades in, om inte annat föreskrivs i lag.
De uppgifter som du som leverantör registrerar i din/era profil/profiler eller som företagen registrerar i företagens affärssystem, efter godkännande från er eller berörd individ, kommer att lagras så länge som respektive konto är aktivt eller under pågående avtalsrelation. Ett konto räknas som inaktivt om ingen har loggat in på det under en sådan längre period som ger företagen skäl att tro att personuppgifterna har blivit inaktuella eller att samtycke till behandlingen återkallats.
Företagen kommer som huvudregel att spara personuppgifter som förekommer i:
(a) ansöknings- och rekryteringsprocesser, under innevarande år för senaste aktiviteten och därefter för två (2) år;
(b) kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter för tio (10) år.
3.3 Personuppgifter för marknadsföringsändamål
Det samtycke som lämnats täcker även att den information som du förser företagen med kan, av företagen, användas för marknadsföring och marknadsundersökningar för att på så vis förse kandidater, anställda, kunder och leverantörer med en bättre upplevelse och förbättra och optimera kvaliteten på företagens tjänster, genom att till exempel visa innehåll som kan vara av intresse för dig och leverera mer relevant information till dig.
I det fall du inte längre önskar motta marknadsföring kan du kontakta oss och ange att du inte önskar bli kontaktad i marknadsföringssyfte.
3.4 Användande av företagens webbplats och cookies
Företagen använder cookies på sin webbplats samt i affärssystem. Cookies är små textfiler som placeras på din hårddisk närhelst du loggar in i det webbaserade systemet. Dessa filer identifierar din dator och lagrar dina val och annan data om ditt besök, inklusive spårningsanvändning i systemet och källan från vilken du till exempel ansökt på en annons.
Du kan avaktivera cookies eller välja att din dator varnar dig varje gång en cookie sänds. Detta kan du göra via din webbläsares inställningar.
4. Skyddet för personuppgifter
Företagen har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse. För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder vi oss av datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar och lösenordsskydd enligt branschstandard. För att säkerställa integriteten för de personuppgifter som du lämnar via Internet kan vi komma att använda krypteringsteknik när vi överför sådana personuppgifter över Internet till våra servrar. Företagens anställda och leverantörer är bundna av sekretessavtal och är skyldiga att följa företagens regler för informations- och IT-säkerhet, denna Integritetspolicy och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.
5. Personuppgiftsansvarig
Retail Recruitment Sverige AB, organisationsnummer: 559067-8503
Retail Staffing Sverige AB, organisationsnummer: 556978-3219
Drottninggatan 31, 411 14 Göteborg är personuppgiftsansvariga för den behandling som sker avseende dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.
6. Företagen som personuppgiftsbiträde
Företagen är personuppgiftsansvarig för företagens personuppgifter men det kan förekomma situationer där företagen inte är personuppgiftsansvarig utan enbart ett personuppgiftsbiträde åt tredje part. När företagen behandlar personuppgifter som ett personuppgiftsbiträde sker det på uppdrag av tredje part och företagen är då bundna av de instruktioner som företagen fått av den personuppgiftsansvarige. I dessa situationer kan företagen inte garantera att sådan behandling kommer att ske i enlighet med denna Integritetspolicy men företagen kommer alltid säkerställa att behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och i möjligaste mån i enlighet med denna Integritetspolicy.
7. Dina rättigheter
Du som individ har rätt att kostnadsfritt, en gång per kalenderår, efter skriftligt undertecknad ansökan ställd till företagen på adressen ovan, under “5. Personuppgiftsansvarig”, få besked om vilka personuppgifter som företagen behandlar om dig samt information om omfattningen och syftet med sådan behandling. Du som individ har även rätt att när som helst begära att vi blockerar, utplånar eller rättar dina personuppgifter. Du har alltid rätt att återkalla ett lämnat samtycke och meddela att du motsätter dig fortsatt behandling av dina personuppgifter.
8. Ändringar i denna integritetspolicy
Företagen förbehåller sig rätten att revidera denna Integritetspolicy från tid till annan. Datumet för senaste ändring anges i slutet av denna Integritetspolicy. Om ändringar görs i Integritetspolicyn kommer dessa ändringar publiceras på företagens webbplats Du rekommenderas därför att läsa denna Integritetspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar. Om vi ändrar Integritetspolicyn på ett sätt som väsentligt skiljer sig från vad som angavs när ditt samtycke samlades in kommer företagen att underrätta dig om dessa förändringar och vid behov be dig att på nytt samtycka till företagens personuppgiftsbehandling.
9. Kontakta oss
Om du har några frågor gällande denna Integritetspolicy eller vår användning av dina personuppgifter, vänligen kontakta oss på info@retailstaffing.seoch/eller info@retailrecruitment.se.
Datum: 18 mars 2020